Optymaizacja oferty pod kryterium czasu dostawy
Większość firm startujących w przetargach skupia się wyłącznie na schodzeniu z ceny. To błąd, który zjada marżę i prowadzi do bankructwa. W Konsens Logika przeanalizowaliśmy 8 postępowań z 2023 roku, w których wygrały oferty droższe, ale dostarczone szybciej o zaledwie 3 lub 4 dni robocze.
Kryterium czasu jako dźwignia zysku
W czerwcu 2023 roku analizowaliśmy przetarg dla firmy produkcyjnej z okolic Łodzi. Zamawiający przypisał cenie wagę 60%, a terminowi dostawy 40%. Większość oferentów walczyła o każdy grosz, obniżając swoją rentowność do poziomu 2,4%. My zaproponowaliśmy inną drogę. Zamiast ciąć koszty materiałów, sprawdziliśmy 12 wariantów zachowań konkurencji i logistyki. Okazało się, że skrócenie terminu o 72 godziny daje więcej punktów niż obniżka ceny o 11 000 złotych. Matematyka nie ma emocji i w tym przypadku liczby jasno wskazały, że czas jest wart więcej niż gotówka.
Wielu przedsiębiorców boi się deklarować krótkie terminy. Obawiają się kar umownych, które w 2024 roku wynoszą średnio 0,1% wartości zamówienia za każdy dzień zwłoki. Jednak przy marży na poziomie 14%, ryzyko zapłacenia kary za 2 dni opóźnienia jest matematycznie bardziej opłacalne niż startowanie z ceną bliską kosztom wytworzenia. W naszych modelach uwzględniamy te zmienne. Liczymy prawdopodobieństwo wystąpienia zatoru na trasie o długości 147 kilometrów i sprawdzamy, czy 4 dodatkowe godziny pracy magazynu w sobotę realnie przybliżają nas do zwycięstwa w licytacji.
Skrócenie terminu o 72 godziny daje więcej punktów niż obniżka ceny o 11 000 złotych.
Analiza 8 przetargów z ubiegłego roku
Prześwietliliśmy dokładnie 8 postępowań publicznych i prywatnych z drugiego półrocza 2023 roku. W 6 z nich zamawiający był gotowy zapłacić o 4,8% więcej za towar, który dotrze do niego przed końcem miesiąca kalendarzowego. Dlaczego tak się dzieje? Budżety muszą zostać rozliczone, a przestoje na liniach montażowych kosztują średnio 3 200 złotych za godzinę. Wasz rywal już policzył swoje szanse i prawdopodobnie założył, że nikt nie przeskoczy bariery 10 dni roboczych. My udowadniamy, że przy odpowiednim ułożeniu harmonogramu, 7 dni jest realne bez drastycznego wzrostu kosztów.
Podczas jednego z projektów w październiku zauważyliśmy, że konkurencja zawsze podaje równe terminy, jak 14 lub 21 dni. To sygnał, że nie liczą oni realnych mocy przerobowych, tylko strzelają. My wprowadziliśmy model, który uwzględniał 3 kluczowe punkty przeładunkowe i czas pracy 5 konkretnych kierowców. Dzięki temu nasz klient złożył ofertę na 11 dni. Wygrał, mimo że jego cena była o 8 400 złotych wyższa od najtańszej propozycji. Liczby mówią głośniej niż blef, a precyzyjny termin dostawy to najsilniejszy argument w ręku handlowca.
Wasz rywal już policzył swoje szanse, ale prawdopodobnie bazował na błędnych założeniach.
Jak sprawdzić 12 wariantów zachowań?
W Konsens Logika nie wróżymy z fusów. Każda oferta, którą przygotowujemy, przechodzi przez symulację teorii gier. Sprawdzamy, co zrobi konkurent A, jeśli wie, że my mamy magazyn w Łodzi. Analizujemy, jak zareaguje konkurent B na zmianę kryterium czasu w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Często okazuje się, że firmy działają schematycznie. Jeśli w trzech poprzednich przetargach dany gracz podawał termin 14 dni, to z prawdopodobieństwem 83% zrobi to samo po raz czwarty. To jest miejsce, gdzie matematyka pozwala nam przejąć kontrolę nad wynikiem.
Być może myślicie, że Wasza logistyka nie jest wystarczająco elastyczna. To częsty argument, ale zazwyczaj wynika z braku twardych danych. (Przy okazji, większość firm w Polsce traci około 2h 14min dziennie na złej komunikacji między biurem a spedycją). Kiedy wyeliminujemy te luki, nagle okazuje się, że te brakujące 2 dni do wygrania przetargu są w zasięgu ręki. Nie trzeba inwestować w nową flotę, wystarczy inaczej ułożyć klocki, które już macie na biurku. My pokazujemy, jak to zrobić bez zbędnego ryzyka i pustych obietnic.
Praktyczne kroki przed kolejnym przetargiem
Zacznijcie od prostej operacji. Weźcie 3 ostatnie arkusze z wynikami postępowań, w których braliście udział. Sprawdźcie, ile punktów straciliście w kryterium czasu. Jeśli ta różnica jest większa niż 5 punktów, to znaczy, że oddajecie zlecenia walkowerem. W listopadzie 2023 roku pomogliśmy firmie budowlanej odzyskać rentowność właśnie poprzez korektę terminów. Zamiast 30 dni, zaczęli oferować 26. Koszt dodatkowy wyniósł ich 1 200 złotych miesięcznie (dodatkowa zmiana w magazynie), a zysk z wygranych kontraktów wzrósł o 42 000 złotych.
Każdy przetarg to partia szachów. Możecie grać pionkami i liczyć na szczęście, albo użyć matematyki i przewidzieć ruchy rywali. W Konsens Logika budujemy modele, które wyłączają emocje z procesu decyzyjnego. Nie interesuje nas, co konkurencja mówi o swojej jakości. Interesuje nas, co zrobią, gdy zobaczą Waszą ofertę, która jest precyzyjnie wymierzona w ich słabe punkty. Jeśli chcecie przestać licytować się tylko ceną, czas spojrzeć na zegarek i kalkulator.
