3 błędy w wycenie logistyki dla dużych dostaw

Ignorowanie korelacji paliwowej w długich kontraktach

Pierwszym i najbardziej kosztownym błędem jest zakładanie stałej ceny paliwa na poziomie średniej z marca 2024 roku bez uwzględnienia odchyleń standardowych. W analizowanych przez nas 14 przypadkach firmy przyjęły cenę ON na poziomie 6,72 PLN za litr, nie budując modelu regresji dla ewentualnych skoków cenowych o 0,35 PLN w górę. Taka pomyłka na trasie Łódź-Gdańsk przy flocie 11 pojazdów generuje dziurę budżetową rzędu 3800 PLN miesięcznie na jednym aucie, co w skali kwartału zjada cały przewidziany zysk. Liczby mówią głośniej niż blef, a brak matematycznej osłony przed zmiennością kosztów to najkrótsza droga do wypowiedzenia umowy przez przewoźnika.

W Konsens Logika sprawdzamy 12 wariantów zachowań rynku paliwowego, zanim zarekomendujemy stawkę za kilometr. Widzieliśmy sytuacje, gdzie brak zapisu o korekcie paliwowej przy kontrakcie na 187 kursów rocznie doprowadził do straty operacyjnej już w maju 2024 roku. Firmy często zapominają, że ich rywal już policzył swoje szanse i zabezpieczył się instrumentami finansowymi lub odpowiednim zapisem w arkuszu kalkulacyjnym. Nasze modele pokazują, że bezpieczny margines błędu musi wynosić co najmniej 4,7% całkowitej wartości frachtu, aby przetrwać nagłe wahnięcia na hurtowym rynku paliw bez konieczności dopłacania do interesu.

Brak matematycznej osłony przed zmiennością kosztów to najkrótsza droga do wypowiedzenia umowy przez przewoźnika.

Błąd psychologiczny wygranej za wszelką cenę

Zjawisko 'przekleństwa zwycięzcy' dotyka aż 31% uczestników przetargów logistycznych w Polsce centralnej. Polega ono na tym, że firma wygrywa licytację, ale tylko dlatego, że najbardziej niedoszacowała kosztów własnych. W lipcu 2024 roku badaliśmy przypadek dostawcy z okolic Strykowa, który złożył ofertę o 12,4% niższą od mediany rynkowej. Matematyczna analiza wykazała, że przy obecnych stawkach za roboczogodzinę kierowcy wynoszących średnio 42 PLN netto, firma ta zaczęła tracić płynność finansową po dostarczeniu zaledwie 83 zamówień. Emocje związane z chęcią zdobycia dużego logotypu w portfolio wygrały z chłodną logiką arkusza.

Wasz rywal już policzył swoje szanse i często celowo pozwala Wam wygrać nierentowne kontrakty, aby osłabić Waszą pozycję na rynku. W teorii gier, którą stosujemy, taki ruch nazywamy eliminacją przez sukces. Jeśli model pokazuje, że koszt stały utrzymania bazy przy ul. Kilińskiego w Łodzi wynosi 14200 PLN miesięcznie, a oferta nie pokrywa go w 98.7% przy wykorzystaniu 69.1% taboru, to taką licytację należy odpuścić. Matematyka nie ma emocji i jasno wskazuje, że lepiej obsłużyć 47 rentownych kursów

Wasz rywal już policzył swoje szanse i często celowo pozwala Wam wygrać nierentowne kontrakty.

Złe modelowanie czasu przestoju pod rampą

Trzeci błąd to optymistyczne zakładanie, że rozładunek w dużych hubach handlowych trwa zawsze 2 godziny. Nasze dane z monitoringu GPS dla 32 zestawów transportowych pokazują, że w trzecim kwartale 2024 roku średni czas oczekiwania wzrósł do 3,2 godziny. Różnica 72 minut wydaje się mała, ale przy skali 124 dostaw miesięcznie generuje to 148 godzin bezproduktywnego postoju. Przy stawce godzinowej za gotowość pojazdu na poziomie 85 PLN, firma traci rocznie ponad 12500 PLN tylko dlatego, że model wyceny był zbyt 'szczęśliwy'. Matematyczne podejście wymaga wstawienia do wzoru wariantu pesymistycznego, który uwzględnia korki na autostradzie A1.

W Konsens Logika stosujemy algorytm, który analizuje dane historyczne z konkretnych punktów odbioru. Jeśli wiemy, że magazyn w Gliwicach ma 23% opóźnień w poniedziałki rano, to nasza rekomendowana cena ofertowa automatycznie rośnie o 115 PLN dla tych konkretnych okien czasowych. Liczby mówią głośniej niż blef i nie pozwalają na ignorowanie statystyki. Przewoźnicy, którzy nie wliczają kar umownych za spóźnienie oraz kosztów postojowego do bazowej stawki, zazwyczaj zamykają rok obrotowy z wynikiem o 8,3% niższym od zakładanego w styczniu. Dokładne wyliczenie czasu pracy kierowcy w cyklu 13-godzinnym jest tu kluczowe.

Niedoszacowanie kosztów rotacji personelu

Często pomijanym elementem w wycenach logistycznych jest koszt rekrutacji i wdrożenia nowych pracowników, który w 2024 roku drastycznie wzrósł. Analizując strukturę wydatków średniej wielkości firmy transportowej z Łodzi, zauważyliśmy, że zastąpienie jednego kierowcy z 5-letnim stażem kosztuje średnio 11200 PLN. Kwota ta obejmuje nie tylko ogłoszenia, ale przede wszystkim 14 dni przestoju auta oraz błędy popełniane przez nowego pracownika w pierwszych 3 tygodniach. Jeśli model wyceny dla dużego klienta nie uwzględnia wskaźnika rotacji na poziomie 18%, to budżet projektu rozpadnie się przy pierwszym odejściu kluczowego personelu.

Matematyka nie ma emocji, więc musimy założyć, że co szósta osoba w zespole może zmienić pracę w ciągu 12 miesięcy. W naszych modelach dla 47 aktywnych klientów zawsze wprowadzamy współczynnik stabilności zatrudnienia. Warto zauważyć, że rywal, który oferuje stawkę o 2 PLN niższą za kilometr, prawdopodobnie tnie koszty na ubezpieczeniach grupowych lub systemach premiowych. To z kolei prowadzi do wzrostu rotacji do poziomu 31%, co w dłuższym terminie czyni jego ofertę niemożliwą do realizacji. Solidna wycena musi chronić ciągłość operacyjną, a nie tylko ładnie wyglądać na ekranie podczas otwarcia kopert w przetargu.

Brak analizy pustych przebiegów w drodze powrotnej

Największym mordercą marży w logistyce są tzw. 'puste kilometry'. Wiele firm przy wycenie dużych dostaw skupia się na dotarciu do celu, zapominając o zaplanowaniu powrotu. Z naszych analiz wynika, że 23% przebiegu floty bez ładunku to granica rentowności dla małego przewoźnika posiadającego 9 aut. Jeśli trasa kończy się w regionie o niskim zapotrzebowaniu na eksport, koszt powrotu musi być w 67% pokryty przez stawkę wyjściową. Przykładowo, kurs do Białegostoku we wrześniu 2024 roku wymagał dodania 320 PLN do ceny podstawowej, aby zrównoważyć brak ładunków powrotnych w tamtym okresie.

Sprawdzamy 12 wariantów zachowań giełd transportowych dla każdego kierunku, zanim zatwierdzimy model finansowy. Liczby mówią głośniej niż blef: wysłanie auta w ciemno, z nadzieją, że 'coś się znajdzie na powrót', kończy się stratą w 4 na 10 przypadków. W Konsens Logika budujemy mapy ciepła dla frachtów, co pozwala naszym klientom unikać pułapek geograficznych. Wykorzystanie teorii gier pozwala przewidzieć, ile aut konkurencji będzie szukać ładunku w tym samym miejscu i czasie, co pozwala na ustawienie stawki wyjściowej w sposób, który gwarantuje bezpieczeństwo finansowe całej operacji logistycznej.