Automatyzacja zbierania danych o konkurencji
Przeciętny pracownik w małej firmie w Łodzi poświęca 14 godzin miesięcznie na ręczne przepisywanie wyników przetargów z plików PDF do arkusza kalkulacyjnego. W Konsens Logika wiemy, że liczby mówią głośniej niż blef, ale tylko wtedy, gdy są aktualne i pozbawione błędów ludzkich. Ten wpis pokazuje, jak zamieniamy żmudne kopiowanie danych w automatyczny proces, który zasila nasze modele matematyczne.
Koniec z ręcznym przepisywaniem PDF-ów
Większość naszych klientów przed trafieniem do nas polegała na intuicji handlowców. Kiedy analizowaliśmy 47 ostatnich projektów w branży budowlanej, okazało się, że błędy w ręcznym wpisywaniu kwot z przetargów wynosiły średnio 8%. To wystarczy, aby model teorii gier wyrzucił kompletnie błędną prognozę ruchu rywala. Od października 2024 roku wdrożyliśmy w biurze skrypty oparte na technologii OCR, które wyciągają dane z dokumentów z dokładnością do 99,8%.
Zamiast kazać analitykowi siedzieć nad tabelkami przez 11 dni roboczych, uruchamiamy automat. Skrypt przeszukuje 14 portali zamówień publicznych i wyciąga ceny ofertowe, nazwy podwykonawców oraz daty złożenia dokumentów. Dla jednego z naszych stałych klientów z branży tekstylnej oznaczało to skrócenie czasu przygotowania do licytacji z 3 dni do zaledwie 3.2 godziny. Matematyka nie ma emocji, a nasze automaty nie czują zmęczenia po ośmiu godzinach pracy przy monitorze.
Ważne jest, aby zrozumieć, że dane to paliwo. Jeśli wlejesz brudne paliwo do silnika, samochód nie ruszy. Tak samo jest z modelem negocjacyjnym. Używamy bibliotek Python, takich jak Pandas i Selenium, aby stworzyć czystą bazę danych. Obecnie w naszym systemie monitorujemy 318 aktywnych konkurentów na terenie województwa łódzkiego, co pozwala nam widzieć wzorce zachowań, których nie dostrzeże nikt, kto patrzy tylko na pojedynczy arkusz w Excelu.
Liczby mówią głośniej niż blef, ale tylko wtedy, gdy są zbierane bez błędów.
Śledzenie ruchów rywala w czasie rzeczywistym
Wasz rywal już policzył swoje szanse, dlatego my musimy wiedzieć o jego ruchach szybciej. W styczniu 2024 roku opracowaliśmy system powiadomień, który reaguje na każdą nową publikację wyniku w konkretnych kategoriach CPV. Nie czekamy na oficjalne biuletyny, które często pojawiają się z opóźnieniem. Nasze narzędzia skanują strony zamawiających co 47 minut, co daje nam przewagę informacyjną w negocjacjach dogrywkowych.
Podczas pracy nad 156 projektami zauważyliśmy, że firmy często powtarzają te same schematy cenowe. Dzięki automatyzacji zbierania historii, widzimy, że konkretna firma z Pabianic zawsze obniża cenę o dokładnie 4.7% w drugiej turze negocjacji. To nie jest zgadywanie, to statystyka. Sprawdzamy 12 wariantów zachowań dla każdego kluczowego gracza na rynku, zanim doradzimy naszemu klientowi, jaką kwotę powinien wpisać w formularzu ofertowym.
Być może brzmi to skomplikowanie, ale dla nas to codzienna rutyna. W zeszłym kwartale zaoszczędziliśmy 2 400 zł na samych kosztach operacyjnych dla małego warsztatu, który wcześniej zatrudniał studenta do szukania ogłoszeń. Teraz ten sam warsztat dostaje od nas gotowy raport w każdy poniedziałek o 9:15. Raport zawiera tylko twarde dane: kto startował, za ile i jakie jest prawdopodobieństwo, że spotkają się w kolejnym postępowaniu.
Weryfikacja wiarygodności cenowej
Automatyzacja to nie tylko szybkość, to także sprawdzanie, czy rywal nie kłamie. Często zdarza się, że ceny w ofertach są rażąco niskie. Nasz system automatycznie porównuje ceny ofertowe z rynkowymi cenami surowców z ostatnich 8 miesięcy. Jeśli widzimy odchylenie większe niż 23%, system oznacza taką ofertę jako 'ryzykowną'. To pozwala naszym klientom składać wnioski o wyjaśnienie rażąco niskiej ceny z konkretnymi dowodami w ręku.
Darek Nowakowski, nasz dyrektor, zawsze powtarza, że w przetargach wygrywa ten, kto ma lepsze archiwum. Dzięki naszym robotom zbierającym dane, dysponujemy historią startów większości firm z regionu od 2019 roku. Wiemy, ile razy dana firma wygrała, a ile razy jej oferta została odrzucona z powodów formalnych. Te informacje są kluczowe, gdy budujemy strategię licytacji elektronicznej, gdzie decyzje trzeba podejmować w 45 sekund.
Przykładowo, w lipcu 2024 roku pomogliśmy firmie transportowej wygrać kontrakt o wartości 124 000 zł tylko dlatego, że nasz system wyłapał błąd w wyliczeniach konkurenta, zanim zrobił to urząd. Szybka reakcja była możliwa tylko dzięki temu, że dane o stawkach za kilometr mieliśmy już wczytane i przetworzone przez model matematyczny. Bez automatyzacji ta informacja utonęłaby w stosie innych dokumentów.
Sprawdzamy 12 wariantów zachowań, żebyś Ty nie musiał zgadywać.
Od danych do decyzji w 4 minuty
Sam zbiór danych to dopiero połowa drogi. Prawdziwa praca zaczyna się, gdy te tysiące wierszy trafiają do silnika obliczeniowego Konsens Logika. Dzięki temu, że formatowanie danych jest ustandaryzowane przez nasze skrypty, import do modelu trwa mniej niż 4 minuty. W tym czasie system przelicza szanse na wygraną przy różnych progach cenowych. Klient dostaje prosty wynik: 'Przy cenie 83 500 zł masz 67% szans na zwycięstwo'.
Nie obiecujemy cudów, bo matematyka nie kłamie. Jeśli dane pokazują, że rynek jest nasycony, powiemy to wprost. Uczciwość w analizie to podstawa naszej pracy od 8 lat. W tym czasie obsłużyliśmy 83 stałych klientów, którzy wiedzą, że nie bawimy się w lanie wody. Nasze narzędzia służą do tego, aby wyeliminować niepewność tam, gdzie da się ją zastąpić wyliczeniem.
Jeśli nadal uważasz, że Twoja intuicja jest lepsza niż twarde dane, spójrz na swoje ostatnie 3 przegrane przetargi. Ile z nich przegrałeś o mniej niż 1% ceny? To właśnie ten margines błędu, który nasze automatyczne zbieranie danych pomaga zlikwidować. Zamiast zastanawiać się 'co jeśli', zacznij operować na faktach, które już istnieją w sieci, tylko nikt ich jeszcze dla Ciebie nie połączył w jedną całość.
