Skrócenie czasu negocjacji kontraktów IT o 12 dni

Wyzwanie

Firma współpracuje na stałe z grupą 34 deweloperów. Każdy nowy projekt dla klienta zewnętrznego oznaczał lawinę maili i negocjowanie stawek godzinowych od zera. Średni czas od pierwszej oferty do podpisu wynosił 19 dni roboczych. Przez to opóźnienie, w samym III kwartale 2023 roku, DevPoint nie obsadził 3 kluczowych stanowisk na czas. Stracili przez to około 48 500 zł marży, bo konkurencja szybciej przedstawiła gotowy zespół. Wasz rywal już policzył swoje szanse, a DevPoint wciąż pisał maile.

Podejście

Darek Nowakowski przeprowadził audyt 47 historycznych procesów ofertowania z ostatnich dwóch lat. Wykorzystaliśmy teorię gier, aby znaleźć punkty, w których negocjacje utykały najdłużej. Sprawdziliśmy 12 wariantów zachowań programistów przy różnych poziomach stawek i terminach płatności. Matematyka nie ma emocji, więc zbudowaliśmy model BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement), który jasno określił progi opłacalności dla obu stron.

Rozwiązanie

Wdrożyliśmy narzędzie do szybkiej analizy ofert oparte na algorytmie. Zamiast pięciu rund negocjacji, wprowadziliśmy system dwóch okien. Programista podaje swoją propozycję, a system w 3,2 sekundy przelicza marżę i generuje kontrofertę na podstawie twardych danych historycznych. Całość została zintegrowana z arkuszem kalkulacyjnym, którego zespół kadr używał na co dzień. Usunęliśmy potrzebę każdorazowej akceptacji stawek przez zarząd, jeśli mieściły się w wyliczonym modelu.

Rezultaty

Cykl domykania umów skrócił się z 19 do 7 dni roboczych. Zespół HR odzyskał 14 godzin pracy tygodniowo, które wcześniej marnowano na odpisywanie na powtarzalne pytania o budżet.

Harmonogram

1. Październik 2023
   Analiza 47 umów i identyfikacja wąskich gardeł w komunikacji.
2. Listopad 2023
   Budowa modelu matematycznego BATNA i testy algorytmu.
3. Grudzień 2023
   Wdrożenie narzędzia i szkolenie dla 2 pracowników działu HR.